Cómo Hacer una Factura Correcta como Autónomo: Datos Obligatorios y Errores Típicos

Hacer una factura parece fácil: un nombre, un importe y el IVA. Pero cada mes nos llegan a la gestoría facturas que no cumplen los requisitos y que luego dan problemas: el cliente no puede deducirse el IVA, Hacienda las cuestiona en una comprobación o la numeración tiene huecos que hay que explicar.

La buena noticia es que las reglas están escritas y son siempre las mismas. Te contamos qué tiene que llevar una factura para ser válida, cuándo puedes hacer una simplificada, cómo se corrige una que está mal y los errores que más vemos.

## Datos obligatorios de una factura completa

El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) enumera lo que toda factura tiene que llevar:

• Número y, en su caso, serie. La numeración dentro de cada serie tiene que ser correlativa.
• Fecha de expedición.
• Nombre y apellidos o razón social completa tuya y de tu cliente.
• NIF tuyo y de tu cliente. En las operaciones hechas en España por un autónomo establecido aquí, el NIF del cliente es obligatorio aunque sea un particular.
• Domicilio tuyo y de tu cliente.
• Descripción de la operación: qué has vendido o qué servicio has prestado, con el precio unitario sin IVA y cualquier descuento que no esté ya incluido.
• Tipo de IVA aplicado (21%, 10%, 4%...).
• Cuota de IVA, por separado.
• Fecha de la operación, si es distinta de la fecha de la factura.

Y según el caso, alguna mención especial:

• Si la operación está exenta de IVA (por ejemplo, ciertos servicios médicos o de formación), hay que indicar el artículo de la ley que lo justifica o la mención de que está exenta.
• Si el IVA lo declara el cliente y no tú, la mención «inversión del sujeto pasivo».
• Si estás en el régimen especial del criterio de caja, debe decirlo.

## La retención de IRPF: solo si eres profesional y tu cliente es empresa

Si tu actividad es profesional (abogado, diseñador, arquitecto, consultor...) y facturas a otra empresa o autónomo, tienes que aplicar una retención del 15% de IRPF sobre la base. Durante el año en que empiezas y los dos siguientes puedes aplicar el 7%, siempre que no hubieras ejercido ninguna actividad profesional el año anterior y se lo comuniques a tu cliente por escrito.

Si facturas a un particular, o tu actividad es empresarial (un comercio, un taller, un bar), no hay retención.

Ejemplo de profesional que factura a una empresa:

| Concepto | Importe |

|---|---|

| Base imponible | 1.000,00 € |

| IVA 21% | 210,00 € |

| Retención IRPF 15% | -150,00 € |

| Total a pagar | 1.060,00 € |

## La numeración correlativa: la regla que más se incumple

Cada factura tiene que llevar el número siguiente al anterior dentro de su serie. Puedes usar series distintas cuando haya un motivo (por ejemplo, una por tienda o por tipo de actividad), y hay casos en que la serie aparte es obligatoria, como las facturas rectificativas.

Lo que no puedes hacer:

• Saltarte números o dejar huecos sin explicación.
• Repetir un número en dos facturas distintas.
• Borrar una factura ya emitida porque estaba mal. Una factura emitida no se rompe: se rectifica.
• Emitir facturas con fechas desordenadas respecto al número, sin un motivo.

Un truco sencillo: incluye el año en la serie (por ejemplo, 2026-001, 2026-002...) y empieza de nuevo cada enero.

## ¿Cuándo hay que emitir la factura?

En el momento de hacer la operación. Si tu cliente es una empresa o un autónomo, tienes de margen hasta el día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el IVA. Lo que no es válido es emitir la factura meses después para cuadrar un trimestre.

## Factura simplificada: el antiguo ticket

En lugar de una factura completa, puedes emitir una factura simplificada en estos casos:

• Cuando el importe no supera los 400 €, IVA incluido.
• Cuando no supera los 3.000 €, IVA incluido, en determinados sectores: comercio al por menor, hostelería y restauración, peluquerías, transporte de personas, aparcamientos, tintorerías, entre otros.

La simplificada lleva menos datos: número y serie, fecha, tu NIF y nombre, qué se vende, el tipo de IVA (o «IVA incluido») y el total. Ahora bien, si el cliente es una empresa o un autónomo y te lo pide, tienes que añadir su NIF, su domicilio y la cuota de IVA desglosada. Sin eso, tu cliente no podrá deducirse el IVA.

Si un año emites facturas completas y simplificadas, cada tipo debe ir en su serie separada.

## Cómo corregir una factura: la rectificativa

Si te has equivocado en un dato, has aplicado mal el IVA o el cliente ha devuelto la mercancía o te ha pedido un descuento posterior, se hace una factura rectificativa:

• Va en una serie propia (por ejemplo, R-2026-001).
• Indica qué factura rectifica (número y fecha) y qué se cambia.
• Puede ser por diferencias (solo el importe que cambia, positivo o negativo) o anulando la anterior entera y emitiendo una nueva correcta.
• Hay que hacerla en cuanto conozcas el error y, como máximo, en los cuatro años siguientes al devengo.

Lo que nunca debes hacer es «arreglar» la factura original y volver a mandarla con el mismo número, ni borrarla del programa.

## Los errores que más vemos en la gestoría

• Facturas sin el NIF o el domicilio del cliente. El cliente no puede deducirse el IVA y te la devuelve.
• Retención mal aplicada: profesionales que no la aplican cuando toca, o comercios que la aplican sin tener que hacerlo.
• IVA incorrecto: aplicar el 10% en un servicio que va al 21%, o cobrar IVA en operaciones exentas.
• Numeración con huecos porque se anuló una factura borrándola.
• Facturas en una plantilla de Word copiada de la anterior, en la que se queda el número viejo o el nombre del cliente anterior.
• No conservarlas. Hay que guardar las facturas emitidas y recibidas al menos durante el plazo de prescripción (cuatro años), y la normativa mercantil obliga a conservar la documentación de la actividad seis años.

## ¿Y la factura electrónica y VeriFactu?

Están previstas la factura electrónica obligatoria entre empresas y los nuevos requisitos para los programas de facturación (conocidos como VeriFactu). Sus fechas de aplicación se han ido modificando, así que no te las vamos a dar aquí como cerradas. Lo que sí te decimos: está previsto y conviene prepararse. Facturar con un sistema ordenado, con numeración automática y sin borrar facturas, te pone en una posición mucho mejor que seguir con el Word o el Excel.

## Preguntas frecuentes

### ¿Puedo hacer facturas a mano?

Sí. A día de hoy la ley no te obliga a usar un programa concreto, pero las facturas tienen que cumplir todos los requisitos. A mano es muy fácil equivocarse en la numeración y perder copias.

### ¿Tengo que poner el NIF del cliente si es un particular?

En una factura completa por una operación en España, sí: el NIF del cliente es obligatorio aunque sea un particular. Si no quiere darlo y la operación no supera los 400 €, puedes emitirle una factura simplificada.

### Me he equivocado en el nombre del cliente, ¿la borro y la hago otra vez?

No. Emite una rectificativa que haga referencia a la original y corrija el dato.

### ¿Puedo facturar en inglés o en otra moneda?

Sí. Las facturas pueden emitirse en cualquier idioma y moneda, pero la cuota de IVA debe expresarse en euros. Hacienda puede pedirte una traducción.

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